Política de Privacidad Luis Ropero Tecnologías en Seguridad y Comunicaciones SAS

Luis Ropero Tecnologías en Seguridad y Comunicaciones SAS
Empresa Identificada con el NIT 900.420.233-6, localizada en la ciudad de Bogotá D.C.,
en la dirección Calle 100 # 60-04 oficina 206 Colombia. Teléfono +573177710708

Política de privacidad del sitio web www.citoplus.com, www.luisropero.com, todos los subdominios, app, API citoplus, canales de suscripción, medios de comunicación, información contable, jurídica y para la prevención del fraude de la empresa LUIS ROPERO SAS NIT. 900.420.233-6.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y
PROTECCIÓN DE HABEAS DATA
(Versión Actualizada – Incluye Marketing y Seguimiento Comercial)
Empresa: Luis Ropero Tecnologías en Seguridad y Comunicaciones S.A.S.
Marca registrada: CITOPLUS – Citofonía Virtual
NIT: 900.420.233-6
Dirección: Calle 100 #60-04, Oficina 206, Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: 317 7710 708
Correo electrónico: info@citoplus.com
Encargada de Protección de Datos (DPO): Andrea Cortés
Correo del DPO: privacidad@citoplus.com
1. OBJETIVO
La presente política tiene como objetivo establecer las condiciones bajo las cuales Luis Ropero
Tecnologías en Seguridad y Comunicaciones S.A.S. (en adelante, “la Empresa”) realiza el
tratamiento de datos personales en el marco de la prestación del servicio de citofonía virtual
CITOPLUS, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de
2015 y demás normativa vigente sobre protección de datos personales en Colombia.
Esta política aplica a los datos personales de clientes (copropiedades), sus representantes legales, y
los residentes y propietarios cuyos datos son gestionados a través de la plataforma CITOPLUS,
conforme a los roles y responsabilidades definidos en este documento.
2. DEFINICIONES
• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona
natural identificada o identificable.
• Titular: Persona natural a quien pertenecen los datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento,
uso, circulación, actualización, rectificación o eliminación.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de
datos. En este caso, Luis Ropero Tecnologías en Seguridad y Comunicaciones S.A.S. es
responsable del tratamiento de los datos de sus clientes y representantes legales.
• Encargado del tratamiento: Persona que trata datos por cuenta del responsable. En este caso,
la Empresa actúa como encargada del tratamiento respecto a los datos personales de
residentes y propietarios, cuyos datos son proporcionados por el cliente (copropiedad).
• Habeas Data: Derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos
personales.• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus
datos personales.
• Transferencia de datos: Envío de datos personales a un receptor ubicado en otro país, sea
dentro o fuera del territorio nacional.
• Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar
discriminación. La Empresa declara que no recaba ni trata datos sensibles.
3. DATOS PERSONALES RECOPILADOS
La Empresa recaba y trata los siguientes datos personales, según el perfil del titular:
a) Clientes (copropiedades)
•
•
•
•
•
•
Nombre del conjunto residencial o empresa
NIT
Dirección física
Teléfono de contacto
Correo electrónico
Usuario y contraseña de acceso a la plataforma administrativa
b) Representantes legales del cliente
•
•
•
•
Nombre completo
Número de identificación (cédula o NIT)
Teléfono
Correo electrónico
c) Residentes y propietarios
•
•
•
•
•
Nombre completo
Teléfonos de contacto (fijo y/o móvil)
Correo electrónico
Usuario y contraseña de acceso a la plataforma de usuarios
Información de ubicación dentro del conjunto (torre, apartamento, oficina)
Nota: Los datos de los residentes y propietarios son proporcionados por el cliente
(copropiedad), quien actúa como responsable del tratamiento. La Empresa actúa como
encargada del tratamiento de estos datos, limitándose a procesarlos para la prestación del
servicio contratado.
4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:1. Identificar al cliente y su representante legal para la gestión contractual, facturación, soporte
técnico y comunicación comercial.
2. Habilitar el acceso seguro a la plataforma CITOPLUS mediante credenciales de usuario.
3. Facilitar la comunicación en tiempo real entre la portería del cliente y los
residentes/proprietarios mediante tecnología VoIP (Voz sobre IP).
4. Enviar notificaciones automáticas por WhatsApp, Telegram o correo electrónico sobre:
• Mensajes pendientes en la portería
• Ingreso y salida de visitantes
• Comunicaciones internas enviadas por el cliente
5. Gestionar procesos de calidad, soporte técnico y mejora continua del servicio.
6. Realizar actividades de mercadeo, promoción y fidelización del servicio CITOPLUS, tales
como el envío de ofertas, novedades, actualizaciones funcionales y encuestas de satisfacción.
7. Gestionar y realizar seguimiento a procesos comerciales y de negocios, incluyendo
prospección, análisis de interés en servicios adicionales, gestión de oportunidades de venta y
evaluación de desempeño comercial, con el fin de mejorar la oferta de servicios y la experiencia
del cliente.
5. BASE LEGAL DEL TRATAMIENTO
El tratamiento de datos personales se fundamenta en:
• Ejecución de un contrato: Para el tratamiento de datos de clientes y representantes legales,
derivado del contrato de prestación de servicios.
• Consentimiento: Para el envío de comunicaciones comerciales, prospección de nuevos
servicios y seguimiento de procesos de negocios, cuando no estén cubiertos por la ejecución del
contrato.
• Interés legítimo: Para actividades de seguimiento comercial y análisis interno de desempeño,
siempre que no prevalgan sobre los derechos del titular.
• Responsabilidad del cliente: El cliente (copropiedad) es responsable de obtener y gestionar el
consentimiento de los residentes antes de cargar sus datos a la plataforma. La Empresa actúa
como encargada del tratamiento bajo instrucciones del cliente.
Se informa que los titulares pueden revocar su autorización para fines comerciales en
cualquier momento, sin afectar la prestación del servicio contratado.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de datos personales tienen derecho a:
1. Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).5. Revocar la autorización cuando no exista obligación legal o contractual.
📩 Cómo ejercer estos derechos:
Los titulares pueden ejercer sus derechos enviando una solicitud a:
• Correo electrónico: privacidad@citoplus.com
• Dirección física: Calle 100 #60-04, Oficina 206, Bogotá D.C., Colombia
La solicitud debe incluir:
• Nombre completo y documento de identidad
• Descripción clara de la solicitud (actualización, rectificación, supresión, etc.)
• Soportes, si aplica
La Empresa responderá en un plazo máximo de 10 días hábiles. Si se requiere más tiempo, se
informará al titular, sin exceder los 20 días hábiles contados desde la recepción de la solicitud.
7. MEDIDAS DE SEGURIDAD
La Empresa adopta medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra
acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción, entre las que se incluyen:
•
•
•
•
•
•
•
Cifrado de datos en tránsito (HTTPS, TLS) y en reposo.
Autenticación de usuarios mediante contraseñas seguras y doble factor (cuando aplica).
Control de acceso basado en roles.
Servidores protegidos con firewalls y monitoreo continuo.
Copias de seguridad periódicas y encriptadas.
Capacitación anual del personal en protección de datos.
Acuerdos de confidencialidad con empleados y terceros.
8. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS
La Empresa utiliza servicios tecnológicos y de infraestructura ubicados fuera de Colombia, lo que
implica transferencias internacionales de datos personales. Estas transferencias se realizan bajo las
siguientes condiciones:
🔧 Proveedores utilizados:
•
•
•
•
Akamai Technologies: Red de distribución de contenido (CDN) y seguridad.
Amazon Simple Email Service (SES): Envío de correos electrónicos.
Ocean Digital: Plataforma de VoIP y servicios de comunicación.
Otros proveedores internacionales de servicios cloud y telecomunicaciones.📜 Fundamento legal:
Las transferencias se realizan bajo el amparo del artículo 26 del Decreto 1377 de 2013, que permite la
transferencia cuando el responsable haya adoptado medidas de seguridad equivalentes a las exigidas
por la normativa colombiana.
🔐 Garantías:
Todos los proveedores están sujetos a cláusulas contractuales que exigen el cumplimiento de estándares
de protección de datos equivalentes a los de Colombia.
La Empresa no realiza transferencias a países sin nivel adecuado de protección sin el
consentimiento previo del titular, salvo que estén cubiertas por excepciones legales.
9. PLAZO DE CONSERVACIÓN
Los datos personales se conservarán:
• Durante la vigencia del contrato de prestación de servicios.
• Hasta 30 días después de la terminación del contrato, para efectos de cierre técnico y
contable.
• Por periodos adicionales si existen obligaciones legales (fiscales, contables, etc.).
Transcurrido este tiempo, los datos serán eliminados de forma segura e irreversible.
10. AUTORIZACIÓN
Al utilizar el servicio CITOPLUS, los clientes y sus representantes legales otorgan autorización
expresa para el tratamiento de sus datos personales conforme a esta política.
Respecto a los residentes y propietarios, el cliente (copropiedad) es responsable de obtener el
consentimiento o garantizar el interés legítimo antes de cargar sus datos. El uso del servicio por parte
del cliente implica la aceptación de que la Empresa trate estos datos como encargada del tratamiento,
únicamente para las finalidades descritas.
11. ENCARGADA DE PROTECCIÓN DE DATOS (DPO)
La Empresa ha designado a Andrea Cortés como Encargada de Protección de Datos (DPO), quien
tiene como funciones:
•
•
•
•
Atender solicitudes de los titulares.
Asesorar sobre cumplimiento normativo.
Gestionar incidentes de seguridad.
Actuar como enlace con la Superintendencia de Industria y Comercio.Contacto: privacidad@citoplus.com
12. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
La Empresa puede actualizar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán
comunicados a través de:
• Correo electrónico a clientes
• Notificación en la plataforma CITOPLUS
• Publicación en el sitio web: www.citoplus.com
La versión vigente estará siempre disponible en:
www.citoplus.com/privacidad